Kayıtlı Elektronik Posta Nedir? Neler Getiriyor?

Av. Aydoğan TAN —  15 Temmuz 2013 — Yorum yapılmamış

Kayıtlı-Elektrnik-PostaKayıtlı elektronik posta, kısa adıyla KEP, en kısaltılmış tanımıyla tarafların, elekronik ortamda teknik ve hukuki bir altyapı üzerinden güvenli ve hukuki sonuç doğuracak biçimde yazışmalarını ifade eder. Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik ise KEP’i “Elektronik iletilerin, gönderimi ve teslimatı da dahil olmak üzere kullanımına ilişkin olarak hukuki delil sağlayan, elektronik postanın nitelikli şekli” olarak tanımlamaktadır. KEP ile gönderilen iletilerin, gönderilme ve alınma zamanları ile okunma zamanları net olarak bellidir. Uyuşmazlık durumunda, gönderi hukuken geçerli kabul edilir. Elektronik Tebligat Yönetmeliği’nin 7/1 maddesi hükmü ile anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketler için zorunlu kılınan KEP ile ihtar, ihbar, başvuru, dilekçe, sözleşme teklif, ihale, şirketler arası çeşitli yazışmalar, şirket beyannameleri, fatura, ekstre, talimat gibi gönderiler,  dekont, makbuz, ibraname, anonim şirketlerin toplantı çağrı bildirimleri gibi yazışmaların elektronik ortamda yapılabilmesine olanak sağlanıyor. Yine KEP ile kurumlara, yasal tebligatları da elektronik olarak alma kolaylığı sağlanıyor. Kayıtlı elektronik posta ile gönderilen bir iletinin gönderim, teslim edilme ve okunma zamanı, gönderici ile alıcı bilgileri, gönderinin içeriği net olarak bellidir ve hukuki anlamda delildir. Gönderici, iletinin kendisi tarafından gönderilmediğini; alıcı ise iletinin kendisine ulaşmadığını iddia edemez.

KEP Mevzuatı

Kayıtlı Elektronik Posta’nın mevzuatımıza girişi ilk olarak 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu ile olmuştur. TTK’da KEP’e ilişkin düzenlemeler şunlardır:

C) Tacir olmanın hükümleri
I- Genel olarak
Madde 18- (3) Tacirler arasında, diğer tarafı temerrüde düşürmeye, sözleşmeyi feshe, sözleşmeden dönmeye ilişkin ihbarlar veya ihtarlar noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla veya güvenli elektronik imza kullanılarak kayıtlı elektronik posta sistemi ile yapılır.

II – Beyanlar, belgeler ve senetler
Madde 1525- (2) Kayıtlı elektronik posta sistemine, bu sistemle yapılacak işlemler ile bunların sonuçlarına, kayıtlı posta adresine sahip gerçek kişilere, işletmelere ve şirketlere, kayıtlı elektronik posta hizmet sağlayıcılarının hak ve yükümlülüklerine, yetkilendirilmelerine ve denetlenmelerine ilişkin usul ve esaslar Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu tarafından bir yönetmelikle düzenlenir. Yönetmelik bu Kanunun yayımı tarihinden itibaren beş ay içinde yayımlanır.

Bu kapsamda BTK tarafından 2011 tarihinde yönetmelik ve muhtelif tarihlerde çeşitli tebliğler çıkartılmış ve sistemin yasal altyapısı tamamlanmıştır.

Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik | 25.08.2011

Kayıtlı Elektronik Posta İle İlgili Süreçlere ve Teknik Kriterlere İlişkin Tebliğ | 25.08.2011

Kayıtlı Elektronik Posta Rehberi ve Kayıtlı Elektronik Posta Hesabı Adreslerine İlişkin Tebliğ | 16.05.2012

Kayıtlı Elektronik Posta Sisteminde Kullanılan İşlem Sertifikasına İlişkin Usul Ve Esaslar | 06.06.2012

Elektronik Tebligat Yönetmeliği | 19.01.2013

KEP İle Sağlanacak Kolaylıklar

  • Gönderilecek e-postaların kim tarafından, ne zaman, kime gönderildiği, alıcıya ne zaman ulaştığı ve okunduğu tespit edilebilecek
  • Gönderilen e-posta içeriği, ekleriyle birlikte muhafaza edilecek
  • KEP ile gönderilen iletilerin içeriğine yahut teslim alınmadığına ilişkin itiraz ileri sürülemeyecek, zira yönetmelik hükmü gereği, sistemden gönderilen epostalar senet hükmünde kabul edilecek.
  • Zamandan ve ekonomik yönden büyük tasarruf sağlanacak
  • KEP ile gönderilecek belge ve içerik bilgileri en az 20 yıl süreyle hizmet sağlayıcı kurumda saklanacak. Ancak kurum, yahut bir başkası tarafından gönderilerin içeriği görüntülenemeyecek.

Sistem Nasıl İşliyor?

Sistemin işlemesi ve gönderilerin delil kabiliyetine sahip olabilmesi için hem gönderici hem de alıcının sisteme dahil olması gerekiyor. Sistem üzerinden gönderilen bir posta, en geç bir sonraki iş günü okunmuş sayılıyor. Zira yönetmeliğin 12. maddesine göre esas olan, kişinin hesabını kontrol etmesidir. Mücbir sebep durumları hariç olmak kaydıyla hesaba gelen bir ileti, bir sonraki iş günü ulaşmış ve okunmuş sayılır.

Yönetmeliğin 15. maddesine göre, Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcıları tarafından tutulan kayıtlar, senet hükmünde olup, aksi ispat edilinceye kadar kesin delil sayılır. KEP hesabı kullanılarak gerçekleştirilen tüm işlemlerin hukuki sonuçları, hesap saihibine aittir.

Elektronik Tebligat Yönetmeliğ’nin 7. maddesine göre, sistemi kullanmak zorunda olan muhatapların, kayıtlı elektronik posta adreslerini kurumlara bildirmeleri zorunlu. Aynı şekilde, isteğe bağlı olarak KEP kullananlar da kayıtlı eposta adreslerini tebligat çıkarmaya yetkili mercilere bildirmek durumunda.

Yönetmeliğin KEP Hizmet Sağlayıcılarının Yükümlülükleri başlıklı 16/ı maddesine göre KEP Hizmet Sağlayıcıları tüm kayıtları en az 20 yıl süreyle saklamak zorundadır. Bu kayıtlar ise gönderim, iletim ve okunma zamanı ile, gönderilecek belge ve içerikleri olarak kabul ediliyor. Gönderi içeriği, KEP Hizmet Sağlayıcıları tarafından görüntülenemiyor.

Kimler Kullanabilir?

Yukarıda da belirtildiği üzere Elektronik Tebligat Yönetmeliği’nin 7/1 maddesi hükmü uyarınca anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketler için tebligatın elektronik ortamda yapılması zorunlu. Bunların dışında kalan tüzel kişilerle gerçek kişilerin sistemden yararlanabilmeleri isteğe bağlı. Ancak kayıtlı elektronik posta gönderebilmek için elektronik imza sahibi olmak da gerekmekte.

Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcıları

Şu an itibariyle Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliğin 7. maddesine göre yetkilendirilmiş ve geçtiğimiz aylarda faaliyete geçen üç kuruluş bulunmaktadır:

  1. PTT www.kep.gov.tr 
  2. TNB KEP www.tnbkep.com.tr
  3. TÜRK KEP www.turkkep.com.tr

Av. Aydoğan TAN

Av. Aydoğan TAN

Posts

Hukuk Sokağı kurucusu ve editörü. Amatör meraklı, blog yazarı. Avukat. Daha çok hukuk ve teknolojinin kesiştiği konularda yazıyor ve Hukuk Sokağı'nı daha popüler bir blog haline getirmek için çalışıyor.